Hoe Essent de afhankelijkheid van één Excelbestand doorbrak

De kennis van de rapportages dreigde mee te vertrekken en zijn opvolger stond voor een lastige opgave: hoe neem je verantwoordelijkheid voor KPI's en analyses die je zelf niet hebt opgebouwd? Voor Essent was dat aanleiding om niet alleen naar de rapportages zelf te kijken, maar ook naar de manier waarop kennis, data en sturing binnen de afdeling waren georganiseerd. Om die afhankelijkheid te doorbreken, schakelde Essent Team EIFFEL in.

Meer dan een technische uitdaging

De vraag waarmee Essent startte, leek in eerste instantie technisch van aard. De KPI's moesten beschikbaar blijven, rapportages moesten betrouwbaarder worden en de afhankelijkheid van handmatige bewerkingen moest afnemen. Maar tijdens het project bleek al snel dat de grootste uitdaging ergens anders zat.

Een nieuwe oplossing ontwerpen is één ding. Zorgen dat mensen die oplossing begrijpen, vertrouwen en gebruiken is iets heel anders. Een datamodel kan technisch nog zo sterk zijn, maar als gebruikers zich er niet in herkennen of het beheer niet goed is geborgd, levert het uiteindelijk weinig op.

Van afhankelijkheid naar eigenaarschap

Samen met de afdeling Middle & Back Office werkte Team EIFFEL aan een toekomstbestendig datamodel waarin KPI-definities werden vastgelegd en databronnen op elkaar werden aangesloten. Zo werd de basis gelegd voor een meer datagedreven manier van werken: met betrouwbare stuurinformatie, minder handmatige afhankelijkheden en meer eigenaarschap binnen de organisatie. Niet alleen om bestaande rapportages te verbeteren, maar vooral om een fundament neer te zetten waarop toekomstige informatievragen sneller en eenvoudiger beantwoord kunnen worden. Tegelijkertijd werd gewerkt aan iets dat minstens zo belangrijk was: borging.

Gebruikers werden stap voor stap meegenomen in de nieuwe manier van werken, zodat zij zelfstandig inzichten konden ontwikkelen zonder afhankelijk te blijven van een BI-specialist. Daarnaast werd actief kennis overgedragen aan het centrale BI-team, zodat de oplossing ook op de lange termijn beheerd en doorontwikkeld kon worden. Het doel was niet alleen een oplossing bouwen, maar ervoor zorgen dat de organisatie er zelf mee verder kon.

De meest kritische gebruiker werd ambassadeur

Dat ging niet vanzelf. Verandering zorgt bijna altijd voor weerstand, zeker wanneer mensen jarenlang gewend zijn op een bepaalde manier te werken. Een van de medewerkers die met de nieuwe werkwijze aan de slag moest, was in eerste instantie kritisch. Begrijpelijk, want hij kreeg een verantwoordelijkheid overgedragen waarvoor eerder veel specialistische kennis nodig was.

Door naast hem te gaan zitten, processen stap voor stap na te bouwen en te laten zien hoe inzichten ook zonder complexe Excel-constructies beschikbaar konden worden gemaakt, groeide het vertrouwen in de nieuwe aanpak. Uiteindelijk gebeurde waar iedere organisatie op hoopt bij een veranderingstraject: de grootste criticus werd een van de grootste ambassadeurs van de oplossing.

Klaar voor de vraag van morgen

Het resultaat gaat verder dan een nieuw dashboard of een sneller rapportageproces. Actuals worden automatisch vanuit de bronsystemen geladen en afgezet tegen budgetten en forecasts. Controllers kunnen zelfstandig inzichten ontwikkelen en KPI's analyseren zonder afhankelijk te zijn van handmatige Excelanalyses. Tegelijk beschikken zowel gebruikers als het BI-team over een oplossing die is ingericht op beheer, doorontwikkeling en toekomstige informatievragen.

Daardoor is de organisatie niet alleen minder afhankelijk van één persoon, maar ook beter voorbereid op nieuwe vragen vanuit de business. Want uiteindelijk draait datagedreven werken niet om een dashboard, maar om het vermogen om morgen antwoord te geven op een vraag die vandaag nog niet bestaat.