Van twee teams naar één visie: zo versterkt Tim de samenwerking en structuur bij GGZ Drenthe

Voor die versteviging schakelde de organisatie EIFFEL in. Consultant Tim van den Hurk werd gevraagd om als extern adviseur de herinrichting te begeleiden. Tegelijkertijd nam hij de werkzaamheden over van een collega die met pensioen ging. Zo kreeg hij een unieke dubbelfunctie: meewerkend teamlid én onafhankelijk adviseur. Die combinatie bleek juist in deze context van grote waarde.

Met zijn achtergrond in GGZ, projectmatige aanpak en oog voor de omgeving, wist Tim niet alleen een gedragen advies te ontwikkelen, maar ook de vertaalslag te maken naar de praktijk – en daarmee een duurzame verandering in gang te zetten.

De uitdaging: geen gebrek aan structuur, maar wel aan richting

Op het eerste gezicht leken de twee teams goed voorbereid op een fusie. Er lag documentatie, er waren overlegstructuren en verantwoordelijkheden verzameld. Toch lukte het de organisatie zelf niet om de juiste keuzes te maken. Er was behoefte aan een objectieve blik, iemand van buiten die knopen door kon hakken.

Tim: “De sfeer was goed, de bereidheid was er ook – maar de beweging bleef uit. Dan heb je iemand nodig die het proces op gang helpt. En dat ben ik gaan doen.”

Tijdens zijn analyse ontdekte Tim dat de kern van het probleem niet bij de teams zelf lag, maar in de samenwerking met de eerste lijn: de zorgadministratie en teammanagers. Door de afstand tussen deze lagen verliep de communicatie moeizaam. Dat resulteerde in vertraagde processen en maakte het oorspronkelijke vraagstuk – het samenvoegen van twee teams – veel breder.

Aanpak: meedoen, meedenken en mee veranderen

Tim startte met kennismakingsgesprekken, inventariseerde hoe de teams functioneerde en analyseerde de aanwezige documenten. Daarnaast sprak hij met mensen op alle niveaus van de organisatie: van teamleden tot de programmamanager en manager finance & control.

Zijn rol was uniek: als meewerkend teamlid had hij zicht op de praktijk, als adviseur kon hij die inzichten vertalen naar verbetervoorstellen. Die combinatie en Tims transparante werkwijze zorgde voor vertrouwen binnen het team én draagvlak bij het management. “Ik kreeg de ruimte om te benoemen wat ik tegenkwam, ook als dat buiten de oorspronkelijke opdracht viel. Die openheid maakte het mogelijk om een écht passend advies te schrijven.”

In plaats van alleen naar de tweede lijn te kijken, betrok Tim ook de eerste lijn in zijn analyse. Hij bracht de communicatieknelpunten in kaart, signaleerde welke afspraken ontbraken en maakte inzichtelijk welke rolverdeling nodig was voor een soepel proces.

Resultaat: duidelijke structuur én meer begrip over de lijnen heen

Het advies van Tim werd goed ontvangen en leidde tot zichtbare veranderingen. De functies zijn samengevoegd, vacatures werd opgesteld, er zijn sollicitatiegesprekken gevoerd en er is structureel overleg tussen alle teamleden.

Daarnaast is er meer aandacht voor samenwerking met de eerste lijn. Het plan is inmiddels in de implementatiefase, waarin Tim actief betrokken blijft. Zo zorgt hij er niet alleen voor dat het advies op papier klopt, maar ook dat het landt in de organisatie.

“Ik zorg er nu voor dat ook mensen buiten het team snappen wat we aan het doen zijn. Want een advies heeft pas impact als het wordt gedragen door meerdere lagen in de organisatie.”

Lessen en inzichten: vertrouwen als voorwaarde voor verandering

Voor Tim was dit een waardevolle opdracht. Niet alleen inhoudelijk, maar ook persoonlijk. De combinatie van adviseursrol en operationele betrokkenheid zorgde voor bijzondere inzichten: “Doordat ik onderdeel was van het team, kon ik oprecht luisteren en signalen vertalen naar concrete voorstellen.”