Klokken­luiders­reglement

Klokkenluidersreglement

De besloten vennootschap Team EIFFEL B.V., alsmede de daar aan verbonden dochterondernemingen, die tezamen een groep vormen in de zin van artikel 2:24b BW (deze groep hierna te noemen: ‘Team EIFFEL’), wil maatschappelijk verantwoord ondernemen en een goed werkgever en opdrachtgever zijn. Het is daarom voor Team EIFFEL belangrijk dat er een duidelijke en veilige manier is om eventuele misstanden binnen de onderdelen van Team EIFFEL bespreekbaar te maken. In dit reglement is vastgelegd hoe je (een vermoeden van) eventuele misstanden kunt melden, welke rechten je dan hebt en hoe Team EIFFEL om zal gaan met je melding.

Met het doen van een melding stel je Team EIFFEL in de gelegenheid maatregelen te treffen om het functioneren van Team EIFFEL als organisatie te verbeteren, ook draag je bij aan het verder ontwikkelen van een cultuur van openheid, aanspreekbaarheid en integriteit.

Team EIFFEL benadrukt dat je als melder, wanneer je te goeder trouw en in overeenstemming met deze regeling (een vermoeden van) een misstand meldt, niet bang hoeft te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling.

Artikel 1: Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt. Onder werkgerelateerde context wordt verstaan toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van de werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden delen.
   
2. misstand: (i) een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht, of (ii) een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
   1. schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door Team EIFFEL zijn vastgesteld;
   2. een gevaar voor de volksgezondheid;
   3. een gevaar voor de veiligheid van personen;
   4. een gevaar voor de aantasting van het milieu,
   5. een gevaar voor het goed functioneren van Team EIFFEL als onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
      
      Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
      
      
3. schending van het EU-recht: een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die overeenkomstig artikel 2 van de Europese Richtlijn (EU)2019/1937 betrekking heeft op volgende domeinen van het recht van de Europese Unie:
   1. overheidsopdrachten;
   2. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
   3. productveiligheid en productconformiteit;
   4. veiligheid van vervoer;
   5. bescherming van het milieu;
   6. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
   7. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
   8. volksgezondheid;
   9. consumentenbescherming;
   10. bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen.
       
       Van schending van het EU-recht is ook sprake in geval van een handeling of nalatigheid die het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de Europese Richtlijn (EU)2019/1937 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.
       
       
4. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen Team EIFFEL of bij een andere organisatie indien hij/zij door zijn/haar werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij Team EIFFEL heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn/haar werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.
   
5. adviseur: de adviseur is iedere natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde;
   
6. vertrouwenspersoon: personen die door Team EIFFEL zijn aangesteld om als zodanig te fungeren;
   
7. bevoegde autoriteit: een autoriteit die bevoegd is om op te treden tegen de in lid 2 genoemde misstanden, dan wel de in lid 3 genoemde inbreuken op het EU-recht, en derhalve het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen;
   
8. Huis: Huis voor klokkenluiders als bedoeld in artikel 3 van de Wet bescherming klokkenluiders;
   
9. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a lid 2 van de Wet bescherming klokkenluiders;
   
10. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a lid 3 van de Wet bescherming klokkenluiders;

Artikel 2: Toepassingsgebied

1. Deze regeling is van toepassing op misstanden binnen Team EIFFEL, dan wel vermoedens van misstanden binnen Team EIFFEL die op redelijke gronden zijn gebaseerd en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is en wordt voldaan aan artikel 1 lid 2, dan wel artikel 1 lid 4 van deze regeling. Deze regeling is ook van toepassing op inbreuken op het EU-recht binnen Team EIFFEL, dan wel vermoedens van inbreuken op het EU-recht binnen Team EIFFEL die op redelijke gronden zijn gebaseerd en waarbij wordt voldaan aan artikel 1 lid 3, dan wel artikel 1 lid 4 van deze regeling. De regeling heeft geen betrekking op situaties waarvoor andere procedures of reglementen gelden, of situaties die al zijn behandeld op grond van die procedures en reglementen, zoals onder andere klachtafhandeling, arbeidsrechtelijke geschillen, of het uiten van kritiek ten aanzien van gemaakte beleidsmatige keuzes.
2. Bij inwerkingtreding van de onderhavige Klokkenluidersregeling Team EIFFEL zullen eventuele toepasselijke klokkenluidersregelingen van onderdelen van Team EIFFEL komen te vervallen, en zal het onderhavige klokkenluidersreglement Team EIFFEL daarvoor in de plaats treden.
3. Indien, na inwerkingtreding van het onderhavige reglement, de samenstelling van Team EIFFEL wijzigt, geldt het volgende ten aanzien van de toepasselijkheid van dit onderhavige reglement:
   1. Indien er op het nieuw toetredend onderdeel van Team EIFFEL geen klokkenluidersregeling van toepassing is, zal het onderhavige reglement van toepassing zijn op het betreffende nieuw toegetreden onderdeel van Team EIFFEL met ingang van het moment van toetreding tot Team EIFFEL;
   2. Indien er op het nieuw toetredend onderdeel van Team EIFFEL een klokkenluidersregeling van toepassing is, zal het onderhavige reglement van toepassing worden op het betreffende nieuw toegetreden onderdeel van Team EIFFEL met ingang van het moment dat de reeds bestaande klokkenluidersregeling is ingetrokken.

Artikel 3: Informatie, advies en ondersteuning voor de melder

1. De melder kan een adviseur, zoals omschreven in artikel 1 lid 5, in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand en zich desgewenst door deze adviseur laten vertegenwoordigen.
2. Ter zake het vermoeden van een misstand kan de melder een vertrouwenspersoon benaderen voor ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.
3. Indien de vertrouwenspersoon een melder bijstaat of vertegenwoordigt, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van Hoofdstuk 2a van de Wet bescherming klokkenluiders van toepassing.
4. Ter zake het vermoeden van een misstand kan de melder de Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 4 : Interne melding

1. De melder kan direct een externe melding doen zoals omschreven in artikel 8 van dit reglement en is niet verplicht een vermoeden van een misstand in eerste instantie intern te melden, dit laatste heeft echter wel de voorkeur. Bij een interne melding kan de misstand het snelst worden aangepakt en kan Team EIFFEL direct maatregelen nemen om de misstand te stoppen.
2. Een interne melding kan worden gedaan bij:
   1. de afdeling Legal van Team EIFFEL. Dit kan (door contact te leggen) via het e-mailadres: legal@teameiffel.nl. De melding zal door Team EIFFEL op vertrouwelijke wijze worden geregistreerd; of
   2. een daarvoor aangewezen HR functionaris van het onderdeel van Team EIFFEL waarbinnen de melder werkzaam is. Een overzicht van de HR functionarissen per onderdeel van Team EIFFEL wordt als bijlage bij dit reglement gepubliceerd op de interne Team EIFFEL app.
   3. De melder kan een interne melding ook anoniem doen via de externe vertrouwenspersoon van Team EIFFEL. Dit kan (door contact te leggen) via het e-mailadres carolien@talkandtrust.nl.
3. De melder doet de melding bij voorkeur schriftelijk, maar kan ook mondeling, telefonisch of via andere spraakberichtsystemen een melding doen. Ook kan de melder ervoor kiezen om een gesprek op locatie aan te vragen om een melding te maken. Binnen een redelijke termijn zal dan een afspraak worden ingepland.

Artikel 5 : Registratie/Vastlegging van de interne melding

1. Team EIFFEL registreert een melding van een vermoeden van een misstand bij de ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register. Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet, wordt de melding, in overleg met de melder, schriftelijk vastgelegd en wordt de schriftelijke vastlegging van de melding ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.
2. De afdeling Legal stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder, dan wel aan de vertrouwenspersoon. In de ontvangstbevestiging wordt zo nodig gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.
3. De afdeling Legal legt de melding schriftelijk vast en stelt het bestuur van Team EIFFEL op de hoogte van de melding, tenzij de melding is gericht tegen één of meer van de leden van het bestuur zelf. In dat geval stelt de afdeling Legal een lid van het bestuur (niet zijnde het bewuste lid waarop de melding betrekking heeft) en de Raad van Commissarissen (RvC) op de hoogte van de melding. Indien de melding tegen alle bestuursleden is gericht, wordt de Raad van Commissarissen (RvC) van Team EIFFEL op de hoogte gesteld.
4. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand doet bij de HR functionaris of vertrouwenspersoon (indien anoniem)stuurt de HR functionaris of vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de afdeling Legal, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand (deels) mondeling doet, draagt de HR functionaris of vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging hiervan een afschrift.

Artikel 6: Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder

1. Het bestuur en de afdeling Legal draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn. De gegevens van de melding worden vernietigd indien het bewaren van de gegevens niet langer noodzakelijk is om te voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders of aan andere krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.
2. Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
3. Indien is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 7: Standpunt

1. Nadat de melding is gedaan, zal de afdeling Legal deze binnen twee weken in behandeling nemen en informatie inwinnen naar aanleiding van de melding. Naar aanleiding daarvan zal de afdeling Legal besluiten welke acties passen en noodzakelijk zijn en deze als zodanig opvolgen. De afdeling Legal kan besluiten om een nader onderzoek in te stellen naar het gemelde vermoeden van een misstand. Tijdens het onderzoek zal de melder worden gehoord.
2. Indien de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder zijn of haar identiteit niet bekend wil maken, dan kan de afdeling Legal eventuele vragen schriftelijk via de vertrouwenspersoon aan de melder stellen. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden aan afdeling Legal.
3. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de afdeling Legal of vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gesteld van de bevindingen en eventuele aanbevelingen omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de interne melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
4. De afdeling Legal zal in een gesprek met de melder danwel de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hier op te reageren.
5. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de afdeling Legal of door de vertrouwenspersoon hiervan voor het verstrijken van de periode van acht weken schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.
6. De afdeling Legal zal het bestuur (of, overeenkomstig artikel 5.3, het lid van het bestuur, danwel de RvC) op de hoogte stellen van de bevindingen en aanbevelingen ten aanzien van de melding en de eventuele reactie van de desbetreffende melder.

Artikel 8: Externe melding

1. De melder kan een redelijk vermoeden van een misstand extern melden.
2. De melder kan de externe melding doen bij een bevoegde autoriteit. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die bevoegde autoriteit kan ingrijpen en anderzijds met het belang van Team EIFFEL bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder bevoegde autoriteit wordt in ieder geval verstaan:
   1. de afdeling onderzoek Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
   2. de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl);
   3. de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl);
   4. de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
   5. de Nederlandsche Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl);
   6. de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl);
   7. de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl);
   8. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl).
      
      Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding. Ook staat daar hoe de bevoegde autoriteit de melding behandelt en onderzoek verricht. Indien nodig kan de melder bij de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders informatie inwinnen over het doen van een externe melding en de keuze voor de bevoegde autoriteit.

Artikel 9: Rechtsbescherming melder

1. De melder die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn of haar rechtspositie beschermd. Onder deze bescherming wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding op geen enkele wijze wordt benadeeld. Ook zal Team EIFFEL in dat geval de melder niet aansprakelijk stellen voor eventuele schade die Team EIFFEL leidt als gevolg van de melding. Team EIFFEL zal in een dergelijk geval ook niet op grond van een andere rechtsgrond een vordering instellen op of een gerechtelijke procedure starten tegen de melder naar aanleiding van de melding. De bescherming op grond van dit artikel geldt niet in geval van misbruik in de zin van artikel 11 van deze regeling.
2. Onder benadeling in de zin van lid 1 van dit artikel wordt onder andere, maar niet uitsluitend, verstaan:
   1. ontslag of schorsing;
   2. een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;
   3. demotie;
   4. het onthouden van bevordering;
   5. een negatieve beoordeling;
   6. een schriftelijke berisping;
   7. overplaatsing naar een andere vestiging;
   8. discriminatie;
   9. intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
   10. smaad of laster;
   11. voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten.
       Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.
3. Team EIFFEL draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
   1. het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
   2. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
   3. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
   4. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.
4. Team EIFFEL spreekt medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een disciplinaire maatregel opleggen, waaronder in het meest verregaande geval ontslag (op staande voet).
5. Van formeel zorgvuldig handelen, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, met betrekking tot het doen van een externe melding, is sprake indien de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt. Van materieel zorgvuldig handelen, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, is sprake indien de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn.

Artikel 10 Rechtsbescherming Vertrouwenspersoon en Adviseur

1. Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op de vertrouwenspersoon die uit hoofde van zijn/haar functie betrokken is bij de melding.
2. Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op de adviseur van de melder, indien deze ook bij Team EIFFEL in dienst is, of werkzaam is voor Team EIFFEL, zoals omschreven in artikel 1 lid 1.
3. Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op (de medewerker(s) van de) afdeling Legal en de HR functionaris die de melding in behandeling heeft/hebben.

Artikel 11 Misbruik van de Klokkenluidersreglement

1. Misbruik van deze regeling door een melder wordt door Team EIFFEL zeer serieus genomen en kan leiden tot juridische maatregelen, waaronder moet worden verstaan, maar niet beperkt is tot, disciplinaire maatregelen, de beëindiging van de arbeidsrelatie met de desbetreffende melder.

Artikel 12: Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking op 18-12-2025.
2. Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op www.teameiffel.nl/nl/klokkenluiden.