Grip op een belangrijk project in een snelgroeiende start-up

Om de technologie op commerciële schaal te realiseren, ontwikkelt RIFT een eerste grootschalig project: Alpha One. Dit project vormt een belangrijke stap in de ontwikkeling van een keten waarin ijzerpoeder wordt verbrand bij industriële klanten en het ontstane ijzeroxide centraal weer wordt omgezet naar ijzerpoeder.

Maar een innovatief project in een snelgroeiende start-up kent ook uitdagingen. Om overzicht en grip te houden op de planning schakelde RIFT EIFFEL Project Controls in.

De uitdaging

RIFT bevindt zich in een fase waarin technologie, organisatie en commerciële plannen tegelijk opschalen. Het Alpha One-project is de eerste stap richting grootschalige toepassing van ijzerbrandstof.

Dat betekent dat verschillende trajecten tegelijkertijd lopen: technische ontwikkeling, testprogramma’s, investeringsbeslissingen en voorbereidingen voor commerciële implementatie. Veel van die activiteiten zijn en blijven onderling afhankelijk.

Tegelijkertijd speelt er een andere dynamiek dan in veel traditionele projecten. Waar grote publieke projecten soms ruimte hebben om deadlines te verschuiven, ligt dat bij een start-up anders. De voortgang van het project hangt direct samen met investeringsrondes en daarmee met de beschikbaarheid van middelen.

Wat werken in een start-up extra complex maakt, is niet alleen de financiële druk, maar vooral de voortdurende verandering. Scope, prioriteiten en afhankelijkheden verschuiven continu door nieuwe inzichten, technische doorbraken of gesprekken met investeerders en partners. Besluiten die vandaag logisch zijn, kunnen morgen alweer herzien worden.

Dat vraagt om een andere manier van projectbeheersing dan in meer voorspelbare omgevingen. Niet alles is vooraf vast te leggen en wachten op volledige informatie is vaak geen optie. Juist in deze dynamiek is het essentieel om vooruit te kijken, scenario’s te schetsen en het team actief te helpen bij het maken van keuzes.

Binnen het team was duidelijk waar men naartoe wilde. Maar welke stappen daarvoor precies nodig waren, wie waarvoor verantwoordelijk was en wanneer activiteiten moesten plaatsvinden, was nog niet scherp genoeg uitgewerkt.

Zoals één van de medewerkers het bij de start van de opdracht verwoordde: de werkdruk was hoog, maar het was niet altijd duidelijk wat morgen precies de volgende stap moest zijn.

De aanpak

Om structuur aan te brengen in deze dynamische omgeving werd EIFFEL Project Controls intensief betrokken bij het Alpha One-project. Adviseur Siebren van Noort kreeg de opdracht om niet alleen een planning te maken, maar om samen met het team richting te geven aan hoe projectbeheersing binnen RIFT moest worden ingericht.

Daarbij ging het nadrukkelijk niet om plannen maken vanaf de zijlijn. Siebren werkte hands-on mee in het project, was aanwezig in overleggen en haalde actief informatie op bij engineers, projectleiding en management. Door midden in de organisatie te staan, kon hij signalen vroeg oppikken en samen met het team vertalen naar concrete keuzes en prioriteiten.

In plaats van te wachten tot alle informatie compleet was, werd proactief gewerkt met aannames, scenario’s en bandbreedtes. Zo ontstond een planning die niet alleen inzicht gaf in wat er moest gebeuren, maar ook hielp om vooruit te denken: wat betekent een wijziging hier voor andere trajecten? Waar zitten de grootste risico’s, en waar moet het team vandaag al op anticiperen?

Juist deze manier van werken maakte het verschil. Projectbeheersing werd geen administratief hulpmiddel, maar een actief stuurinstrument in een omgeving die continu in beweging is. De planning groeide mee met het project en werd steeds verder aangescherpt naarmate nieuwe inzichten beschikbaar kwamen.

In wekelijkse updates werd gezamenlijk gekeken welke activiteiten verschoven, waar nieuwe afhankelijkheden ontstonden en welke acties prioriteit kregen. Daarmee werd de planning een gedeeld referentiepunt voor het hele team, in plaats van een document dat ‘erbij lag’.

“Siebren laat het er niet bij zitten als hij nog niet het antwoord heeft dat hij nodig heeft. Hij blijft doorvragen en mensen betrekken. Daardoor komt er informatie boven tafel die essentieel is voor een goede planning.” - Anton de Boer, Projectontwikkelaar bij RIFT

Het resultaat

De projectplanning geeft RIFT vandaag de dag een actueel en gedeeld overzicht van het Alpha One-project. Het team ziet hoe activiteiten op elkaar aansluiten, waar afhankelijkheden zitten en waar bijsturing nodig is.

Doordat de planning regelmatig wordt geactualiseerd, komen knelpunten eerder in beeld. Hierdoor kan het team sneller beslissingen nemen en alternatieven onderzoeken wanneer activiteiten vertraging oplopen.

Minstens zo belangrijk is het effect op de samenwerking. Teams delen eerder informatie over voortgang en risico’s, waardoor problemen niet pas laat zichtbaar worden.

Voor RIFT betekent dit meer grip op een project dat cruciaal is voor de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Voor EIFFEL Project Controls onderstreept deze opdracht het belang van een aanpak die meebeweegt met de dynamiek van start-ups: niet alleen plannen maken, maar samen met het team sturen, bijstellen en vooruitkijken.