3 min leestijd
Hoe process mining verborgen kosten blootlegt en €500.000 bespaarde in procurement
- EIFFEL
Process mining wint terrein in supply chain en inkoop. Naarmate de complexiteit toeneemt en de druk op snelheid en foutloos werken groter wordt, zoeken organisaties naar manieren om hun processen efficiënter en transparanter te maken. In deze case laten we zien wat process mining concreet kan opleveren binnen inkoopprocessen. De case is niet van EIFFEL zelf, maar afkomstig van onze partner Process.Science: een bedrijf dat AI-gedreven process mining-oplossingen ontwikkelt die direct integreren met bestaande BI-platforms. Hoewel EIFFEL niet betrokken was bij dit project, zijn de inzichten eruit zeer relevant voor ons netwerk.
“Welke leverancier levert op tijd? Waarom duren sommige bestellingen langer? Waar zitten de knelpunten, intern of extern?”
Het zijn precies de vragen waarop process mining antwoord geeft. In complexe supply chains is weten wat er misgaat niet genoeg. Je moet weten waarom. Process mining brengt dat haarscherp in beeld.
Lucas Maximilian Schroth, CEO en medeoprichter van Process.Science, verwoordt het als volgt: “Vertragingen in de supply chain kosten niet alleen tijd, maar ook geld. Je moet weten of het probleem bij je interne proces ligt of bij een externe leverancier. Dat is precies het inzicht dat process mining biedt.”
Van knelpunt naar doorbraak
Voor een wereldwijde leverancier van industriële gassen, met een jaaromzet van meer dan €2 miljard, voerde Process.Science een procesanalyse uit. De organisatie is actief in zowel productie als wederverkoop van industrieel gas en beschikt over een breed netwerk van tankstations en logistieke hubs.
De hulpvraag was aanvankelijk simpel: waarom duren goedkeuringen van inkoopverzoeken te lang? Gemiddeld kostte het 3 dagen van aanvraag tot verwerking, een vertraging in een omgeving waar snelheid essentieel is. Maar al snel bleek dit slechts het topje van de ijsberg.
Op basis van data uit SAP werd het volledige inkoopproces in kaart gebracht. Wat de medewerkers dachten dat er gebeurde en wat er daadwerkelijk gebeurde, bleken twee verschillende werelden.
Mensen gingen ervan uit dat alles goed liep, maar de data vertelden een heel ander verhaal. Met process mining ga je van aannames naar feiten.
Lucas
Een van de meest opvallende inzichten betrof orderbevestigingen. Volgens medewerkers kwamen die van meer dan 90% van de leveranciers binnen. In werkelijkheid werd slechts 10% ingevoerd, waarvan de helft technisch onjuist. Verkeerde SAP-instellingen, tijdrovend handmatig werk en ontbrekende controles veroorzaakten structurele inefficiëntie die niemand eerder zag.
Inzicht leidt tot actie
Process.Science werkte intensief samen met de interne teams. Er werden automatische alerts ingesteld voor vertraagde inkoopverzoeken. Het SAP-systeem werd aangepast, waardoor minder handmatig herstelwerk nodig was. Ook werd de stamdata opgeschoond, wat directe impact had op de nauwkeurigheid van factuurverwerking.
De resultaten waren concreet. Binnen een jaar realiseerde de organisatie meer dan €500.000 besparing op inkoopkosten. Dat kwam onder meer door beter leveranciersmanagement, het benutten van betalingskortingen via snellere goedkeuringen en minder handmatig werk. Het team bij de klant kon zich richten op wat echt waarde toevoegt.
“In het begin was het team sceptisch”, vertelt Lucas. “Maar toen mensen zagen hoeveel onnodig werk we konden wegnemen, draaide het snel om. We losten niet alleen één probleem op, maar ontdekten nog vijf andere.”
Wat supply chain managers hieruit kunnen halen
Deze case laat zien: process mining is geen rapportagetool, maar een stuurinstrument. Voor supply chain-professionals betekent het:
- Geen giswerk meer over waar de problemen zitten.
- Van brandjes blussen naar structureel verbeteren.
- Vertrouwen opbouwen om processen (deels) te automatiseren met de juiste data als fundament.
Zo versterken EIFFEL en Process.Science elkaar
Bij EIFFEL werken we samen met Process.Science om dit soort inzichten naar onze klanten te brengen. Waar Process.Science de analyses en visualisaties verzorgt, zorgen wij voor de vertaalslag naar praktijk: procesverbetering, systeemaanpassing en borging in de organisatie. Zo ontstaat er een samenwerking die van inzicht naar impact leidt.
Lucas: “Wij doen zelf geen procesoptimalisatie. Daar komen partners als EIFFEL in beeld. Zij begeleiden klanten bij de vervolgstappen, zoals het automatiseren van orderbevestigingen of het verbeteren van factuurverwerking.”
Over Process.Science
Process.Science ontwikkelt AI-gedreven process mining-oplossingen die organisaties helpen om het maximale uit hun operationele data te halen. De technologie maakt processen inzichtelijk, legt inefficiëntie bloot en ondersteunt datagedreven besluitvorming. Als partner van EIFFEL is hun technologie een vast onderdeel van hoe wij klanten helpen om tastbare verbeteringen te realiseren in inkoop en supply chain.
