3 min leestijd
Kübra bracht structuur in de SPUK-dossiers van Diemen
- EIFFEL
Voor gemeenten is de jaarrekening ieder jaar opnieuw een intensief traject. Zeker wanneer specifieke uitkeringen (beter bekend als SPUK-regelingen) verantwoord moeten worden. Bij Diemen kwam daar extra druk bij kijken: de deadline was hard, de dossiers moesten volledig zijn en eerdere jaren leverde de accountantscontrole veel vragen op. Kübra Demirses, financieel adviseur bij EIFFEL, stapte in om overzicht te brengen.
“Wat ik vooral heb gedaan, is rust brengen in de organisatie, terwijl er stress was.”
Die zin vat de opdracht voor Kübra Demirses goed samen. Ze werd bij Diemen verantwoordelijk voor het opstellen en verantwoorden van de SPUK-dossiers. Niet alleen om de dossiers op orde te krijgen voor de jaarrekening, maar ook om collega’s te ontzorgen en het aantal vragen vanuit de accountant te beperken.
Specifieke uitkering, specifieke regels
SPUK staat voor specifieke uitkering. Anders dan bij een algemene uitkering mag een gemeente dit geld niet vrij besteden. Per regeling gelden eigen voorwaarden, looptijden en verantwoordingsregels. De ene uitkering loopt twee jaar, de andere vijf. Soms moet niet-besteed geld na een jaar terug. En voor iedere regeling moet duidelijk zijn waaraan het geld is besteed.
Dat maakt SPUK-dossiers voor veel gemeenten een complex onderdeel van de jaarrekening. Kübra noemt onder meer onderwijsachterstandenbeleid, gemeentelijke hulp aan gedupeerden en het Schone Lucht Akkoord als voorbeelden van regelingen die onder zo’n verantwoording kunnen vallen. Bij Diemen ging het volgens haar om ongeveer dertig regelingen, verdeeld over verschillende domeinen zoals fysiek, sociaal en duurzaamheid.
Van losse informatie naar complete dossiers
Toen Kübra startte, lag de focus eerst op het leren kennen van de organisatie en de bestaande werkwijze rondom SPUK. Daarna begon het echte werk: dossiers opstellen, informatie ophalen bij collega’s, feedback verwerken en zorgen dat ieder dossier voldoende onderbouwing had voor de accountantscontrole.
Ze deed dat niet alleen. Collega’s leverden inhoudelijke input aan en één collega hielp haar bij de manier waarop de dossiers moesten worden opgebouwd. Maar de verantwoordelijkheid voor het proces lag bij Kübra. Zij hield overzicht, stelde vragen, verzamelde informatie en zorgde dat de dossiers richting de accountant konden.
Daarmee nam ze veel werk weg bij de financieel adviseurs van Diemen. Zij hoefden niet zelf aan de dossiers te werken, maar konden zich richten op hun eigen werkzaamheden. “Het enige wat ik van hen nodig had, was input”, vertelt Kübra. “Uiteindelijk hebben zij zelf slechts kleine aanpassingen aan het dossier hoeven te doen.”
Minder vragen, meer overzicht
Een belangrijk doel van de opdracht was om het aantal vragen vanuit de accountant te beperken. In eerdere jaren waren de dossiers niet altijd volledig, waardoor de accountant veel aanvullende vragen stelde. Dit jaar verliep dat volgens Kübra een stuk soepeler. De accountant stelde nog steeds vragen, maar die bleven volgens haar binnen de normale proporties en waren goed te beantwoorden.
Ook de manier van samenwerken hielp daarbij. Tijdens de accountantscontrole kwamen vragen binnen via een portaal van BDO. Kübra hield die vragen bij, stemde regelmatig af met collega’s via Teams en zorgde dat antwoorden compleet werden aangeleverd. Soms kwamen er nog één of twee aanvullende vragen, maar uiteindelijk volgde akkoord.
Een basis voor volgend jaar
De waarde van de opdracht zat niet alleen in het afronden van de jaarrekening. Kübra liet ook een handleiding achter en zorgde dat de dossiers als voorbeeld kunnen dienen voor volgend jaar. Daarmee heeft Diemen niet alleen dit jaar meer grip gekregen, maar ook een betere basis voor de volgende verantwoordingsronde.
Volgens Kübra is dat misschien wel de belangrijkste winst: “Ik denk dat het voor volgend jaar een mooie inspiratie is geweest. Ze kunnen kijken hoe het dit jaar is gedaan en op basis daarvan zelf verder.”
Wat andere gemeenten hiervan kunnen leren
Voor andere gemeenten zit de belangrijkste les in voorbereiding. Begin op tijd, breng structuur aan en wacht niet tot de jaarrekeningdruk maximaal is. SPUK-dossiers vragen om planning, afstemming en overzicht. Zeker wanneer regelingen verspreid zijn over verschillende domeinen en collega’s.
Ook rondkijken bij andere gemeenten kan helpen. Bij Diemen werd inspiratie gehaald uit de manier waarop Ouder-Amstel de dossiers had ingericht. Die opzet werd niet één-op-één overgenomen, maar aangepast aan wat voor Diemen logisch en overzichtelijk was.
De opdracht laat zien dat externe ondersteuning meer kan zijn dan tijdelijke capaciteit. Door kennis, structuur en eigenaarschap toe te voegen, ontstaat rust in een druk proces én blijft er iets achter waar de organisatie verder mee kan.
