De transformatie van finance bij een internationale hightechorganisatie

Om de continuïteit van de financiële processen te waarborgen en het reporting- en afsluitproces efficiënter en inzichtelijker te maken, werd EIFFEL Finance consultant Herbert van het Reve ingezet als chief financial accountant binnen de Nederlandse tak. Al snel werd duidelijk dat er niet alleen behoefte was aan procesoptimalisatie, maar ook aan het beter benutten van de aanwezige competenties binnen het team.

De uitdaging

Hoewel de processen goed gestroomlijnd waren, werkte het finance-team te veel in silo’s. Interne controles en administratieve processen werden strak gemonitord door zowel interne als externe auditors, waaronder de Amerikaanse overheid. Elke transactie, van projectbudgetten tot reisdeclaraties, moest tot in detail gedocumenteerd en verantwoord worden. De maandafsluiting nam zes werkdagen in beslag, terwijl dit sneller en efficiënter kon door gerichte verbeteringen en betere samenwerking binnen de afdeling.

De aanpak

Herbert werkte nauw samen met de medewerkers om een cultuuromslag binnen finance te realiseren. In plaats van een individuele aanpak werd gekozen voor een gestructureerde samenwerking, waarin iedereen een helder afgebakende rol kreeg. Door collega’s eerder in het afsluitproces te betrekken en duidelijke deadlines te stellen, kon de maandafsluiting aanzienlijk worden versneld.

Daarnaast werd actief ingezet op kennisdeling en voorspelbaarheid: geen ad-hoc correcties op het laatste moment, maar een strak schema waarin projectbeheersing, cashflow en interne controles tijdig werden verwerkt. De mentaliteit verschoof: reporting werd niet langer gezien als eindstation, maar als een continu proces waarin alle financiële disciplines vroegtijdig betrokken waren.

Het resultaat

Dankzij deze aanpak werd de maandafsluiting vervroegd van de zesde naar de derde werkdag. Het finance-team werkte efficiënter, met meer onderlinge samenhang en betere taakverdeling. Dit gaf de CFO sneller de juiste inzichten voor strategische beslissingen en verminderde de druk op individuele medewerkers. De kwaliteit en controle binnen de financiële processen verbeterden structureel, en het team groeide uit tot een zelfsturende, goed op elkaar ingespeelde eenheid.

"Door het afsluiten al te beginnen in de nog af te sluiten maand en beter samen te werken, wisten we de afsluiting sneller en strakker te organiseren. Dit gaf niet alleen meer rust binnen het team, maar zorgde ook voor betere en snellere inzichten voor de hele organisatie", blikt Herbert terug.

Bottomline

Met de inzet van Herbert van het Reve en EIFFEL Finance transformeerde deze internationale hightechorganisatie haar finance-afdeling tot een sterk samenwerkende en strategische partner. Snellere afsluitingen, betere interne controle en een gestroomlijnde aanpak zorgen ervoor dat de organisatie klaar is voor verdere groei en succes.