2 min leestijd
EIFFEL neemt Woo-verzoeken uit handen van middelgrote gemeente
- Team EIFFEL
Onderzoek naar de Wet open overheid (Woo) laat zien dat bestuursorganen weinig vooruitgang boeken in het sneller afhandelen van Woo-verzoeken. De verkorte wettelijke termijnen hebben nauwelijks effect gehad op de snelheid van afhandeling. Een belangrijke oorzaak ligt bij de hoge werkdruk, een gebrekkige informatiehuishouding en de piekbelasting die deze verzoeken veroorzaken. Ook merken bestuursorganen dat Woo-verzoeken steeds omvangrijker en complexer worden, waardoor de behandeling meer tijd en inzet vraagt.
De jurist van EIFFEL was echt in staat mij te ontlasten in een hele hectische periode rondom Woo-verzoeken. Hierdoor konden wij inwoners sneller en beter helpen als gemeente.
Jurist bij gemeente
De uitdaging
De juridische afdeling van een middelgrote gemeente klopte bij het Woo Center van Team EIFFEL aan met de vraag of wij de behandeling van Woo-verzoeken konden overnemen als verlengstuk van hun organisatie. Ze zaten midden in een forse piekbelasting. We begonnen met de inzet van een van onze hoogopgeleide juristen om het proces volledig te ontzorgen. Later werkten meerdere juristen van EIFFEL aan een omvangrijk Woo-verzoek van 5000 pagina’s. Naast het behandelen van de verzoeken en contact met de verzoeker, gaven we ook advies. Bijvoorbeeld over hoe de gemeente omgaat met specifieke documenttypen, zoals concepten of WhatsApp-gesprekken.
Kennis van de Woo alleen is niet genoeg. We hebben de gemeente goed leren kennen om onze dienstverlening optimaal af te stemmen. De ene klant wil volledig ontzorgd worden en alleen bij sleutelmomenten betrokken zijn; de andere wil juist samenwerken en interne collega’s laten meedraaien om kennis over te dragen.
De aanpak
In een kick-offgesprek onderzocht onze Woo-specialist hoe de gemeente werkt, wat de achtergrond van de dossiers was en wat precies de hulpvraag inhield. Zo konden we onze dienstverlening maatwerk maken. Voorbeelden van vragen: willen zij structureel of incidenteel worden ontlast? Wat speelt er in het dossier? In welke mate willen ze betrokken blijven? Hoe zien ze de taakverdeling? Binnen korte tijd verzamelden we zo alle input die nodig was om Woo-verzoeken snel en zorgvuldig af te handelen.
Op basis van deze kick-off stelde onze Woo-specialist een plan van aanpak op, dat zij vervolgens deelde met de Woo-jurist die de verzoeken inhoudelijk oppakte. Die ging aan de slag met het verzamelen, beoordelen en lakken van de documenten. Dankzij slimme software verliep het lakken veel sneller dan wanneer de gemeente dit zelf zou doen.
Tijdens de behandeling hielden we de juridische afdeling van de gemeente betrokken waar nodig. We bereidden ook de zienswijzepakketten en de uiteindelijke besluiten voor. Daardoor konden we ook ondersteuning bieden als er bezwaar werd gemaakt tegen het besluit.
Het resultaat
We hebben de Woo-verzoeken sneller, nauwkeuriger en volledig afgehandeld. De gemeente werd volledig ontzorgd. De afhandeling ging 60% sneller doordat we slimme software gebruikten voor het lakken van documenten. Dit leverde de gemeente het volgende op:
- Minder werkdruk bij zowel de juridische afdeling als andere betrokkenen
- Meer werkplezier doordat medewerkers zich konden focussen op kerntaken
- Tijdige beslissingen, volledig in lijn met de wetgeving
- Minder kosten door het voorkomen van bezwaar of beroep wegens te late afhandeling
- Hogere tevredenheid bij inwoners dankzij een sneller en beter antwoord op hun Woo-verzoek
De toekomst
Naast het overnemen van tientallen Woo-verzoeken vervullen we steeds vaker een adviesrol. Bijvoorbeeld over actieve openbaarmaking: is dat wenselijk en haalbaar? Samen blijven we kijken waar de behoefte ligt, zodat we onze dienstverlening voortdurend kunnen aanpassen.
