3 min leestijd
Grip op capaciteit in een groeiend investeringsprogramma
- EIFFEL Project Controls
Vitens staat voor een stevige opgave. Het investeringsprogramma groeit, projecten nemen toe in omvang en complexiteit en de druk op schaarse technische capaciteit loopt op. Binnen het programma Schaalsprong onderzocht Vitens onder andere hoe zij beter grip kon krijgen op de inzet van mensen over projecten heen, niet alleen voor morgen, maar ook met het oog op de komende jaren. Samen met EIFFEL Project Controls (voorheen Primaned Projectadvies) werkte Vitens aan een integrale aanpak voor resourcemanagement: van eerste overzicht en tooling tot processen, governance en implementatie in de praktijk.
De uitdaging
Voor de start van dit traject ontbrak het Vitens aan overzicht. Teamleden werkten verspreid door het land en waren niet dagelijks samen op kantoor. Inzicht in wie waaraan werkte – en wie beschikbaar was – was beperkt. Dat maakte plannen complex en tijdrovend.
Als mij werd gevraagd of iemand beschikbaar was voor een nieuw project, dan had ik geen overzicht. Het enige wat ik kon doen, was iedereen bellen. Dat is niet efficiënt.
Frank Schiphorst - teammanager bij Vitens
Hoewel de noodzaak al vóór zijn komst was onderkend, werd het vraagstuk urgenter door de groei van het investeringsprogramma. Projecten werden wel financieel gepland, maar capaciteit speelde daarin nauwelijks een rol. Tegelijkertijd was duidelijk dat een ‘perfect’ systeem niet realistisch was. Vitens zocht naar een oplossing die snel waarde zou opleveren, maar ook toekomstbestendig was, zonder te verzanden in eindeloos overleg of theoretische modellen.
De aanpak
De aanpak kende bewust twee sporen: een kortetermijnoplossing en een integrale langetermijnaanpak. In eerste instantie werd gewerkt met bestaande middelen om snel inzicht te krijgen. Parallel daaraan startte een traject om processen te ontwerpen, tooling te selecteren en governance in te richten.
Vanaf de zomer van 2024 startte Vitens met de integrale aanpak van resourcemanagement. Vanaf maart 2025 kwam dit traject in een stroomversnelling. EIFFEL Project Controls was al sinds 2023 betrokken: eerst bij de kortetermijnaanpak en vanaf de zomer van 2024 ook bij de integrale aanpak.
Samen met een werkgroep vanuit Vitens werd gewerkt langs meerdere sporen: processen, resourcevraag en ‑beschikbaarheid, governance en tooling.
Toen ICT‑capaciteit tijdelijk wegviel, was het aan EIFFEL om het traject in beweging te houden. Roelof Buck, implementatiemanager vanuit EIFFEL Project Controls:
We moesten echt aanjager zijn. Eerst zorgen dat er weer energie in kwam, daarna konden we focussen op testplannen, processen en uiteindelijk de implementatie.
Roelof Buck - implementatiemanager vanuit EIFFEL Project Controls
Er werd gewerkt met testgroepen, resultaten werden verwerkt en vastgelegd in een implementatieplan met onder meer een risicoanalyse, stakeholderanalyse en communicatieplan. Belangrijk uitgangspunt daarbij: het hoefde niet perfect te zijn, maar wel goed genoeg om mee te werken.
Het resultaat
Het resourcemanagement is inmiddels geïmplementeerd voor de grotere projecten binnen Vitens. De organisatie heeft nu goed inzicht in resourcebeschikbaarheid en -behoefte voor de komende jaren. Projecten en capaciteit zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor zichtbaar wordt waar tekorten ontstaan en waar ruimte is.
We kunnen nu niet alleen op geld sturen, maar ook op beschikbaarheid van mensen. Dat maakt een herijking van ons uitvoeringsplan veel realistischer.
Frank Schiphorst
Daarnaast zijn processen ingericht die aansluiten op de bestaande projectfasering binnen Vitens. Daarmee is geborgd dat de data in de tooling actueel blijft, mits de organisatie er consequent mee werkt. Dat vraagt discipline, maar levert ook directe waarde op in besluitvorming.
Als de processen goed doorlopen worden, is het actualiseren van de tooling geen extra werk, maar onderdeel van de normale projectaanpak.
Roelof
De case laat ook zien hoe belangrijk communicatie en eigenaarschap zijn. Door vooraf helder te communiceren over het doel en de opbrengst, bleek de bereidheid binnen Vitens om input te leveren groter dan verwacht. Tegelijkertijd ligt de volgende uitdaging in borging: het structureel beleggen van verantwoordelijkheid in de lijn, zodat resourcemanagement geen momentopname blijft, maar een vast onderdeel van werken bij Vitens.
Reflectie
Resourcemanagement is geen exacte wetenschap. Het blijft werken met onzekerheden en aannames. Juist daarom is het belangrijk om te beginnen met een oplossing die richting geeft en ruimte laat om te verbeteren.
Frank verwoordt het zo: “Je kunt beter grofstoffelijk iets neerzetten dan gedetailleerd niets.”
