Process mining als katalysator voor datagedreven procesverbetering

Process mining is een analysemethode die laat zien hoe processen daadwerkelijk verlopen, op basis van data uit IT-systemen. Waar KPI’s vooral iets zeggen over het eindresultaat, brengt process mining het hele proces in kaart, inclusief knelpunten, uitzonderingen en verspillingen. Zo helpt het organisaties om onderbouwde verbeterkeuzes te maken, niet alleen op basis van het resultaat aan het einde van het proces, maar juist ook op basis van inzichten over elke stap ertussenin.

Samen leren, samen groeien

De samenwerking tussen EIFFEL en Dunea begon als een kleinschalig pilot. Dunea wilde toetsen of process mining, toegepast via een gebruiksvriendelijk platform, daadwerkelijk meerwaarde kon leveren. Door te kiezen voor toegankelijke tooling werd het mogelijk om procesanalyses niet langer exclusief bij dataspecialisten te leggen, maar stap voor stap breder in de organisatie te brengen. Zo konden steeds meer mensen zelf aan de slag met datagedreven procesmanagement.

Eline Krapels, data scientist bij Dunea: “Wat voor mij de kracht van EIFFEL is, is dat we het echt samen hebben opgebouwd. Dankzij hun wendbaarheid en het vermogen om aan te voelen wat een organisatie op welk moment nodig heeft, zijn we gegroeid naar een punt waarop we process mining nu zelfstandig breder in de organisatie kunnen inzetten.”

Niels Schmitz, consultant bij EIFFEL, vult aan: “We hebben bewust gewerkt met vier rollen: een process mining specialist, een data expert, een proces eigenaar en een proces specialist. Die samenstelling zorgde voor continuïteit, draagvlak en blijvend leereffect.”

In de eerste projecten lag de nadruk op bewustwording en verkenning: hoe ziet process mining eruit in de praktijk, en welke vragen kun je ermee beantwoorden? Later verschoof de focus naar het zelf uitvoeren van analyses en het integreren van inzichten in de BI-omgeving. De tool maakt dat eenvoudiger dan werken in een data science-omgeving: analyses zijn sneller te draaien dan voorheen en medewerkers kunnen zelf vragen beantwoorden over bijvoorbeeld doorlooptijden of procesvarianten. Inmiddels past Dunea process mining zelfstandig toe en worden nieuwe projecten actief opgepakt.

Van pilot naar process mining rapportages in productie

De aanpak ontwikkelde zich van handmatige data-analyse naar een reproduceerbare en deels geautomatiseerde werkwijze. Process mining is inmiddels op meerdere niveaus in de organisatie ingebed, passend bij de verschillende volwassenheidsniveaus van teams en processen. Dankzij de pragmatische tooling kunnen analyses sneller en met minder technische drempels worden uitgevoerd. Dat maakt het eenvoudiger om de business actief mee te nemen in het verhaal achter de data en om gezamenlijk verbeterkansen te benoemen.

Eline: “We merkten dat we process mining al wel konden uitvoeren met behulp van data science-technieken, maar dat dat dit nog veel programmeertijd vergde. Nu kunnen we analyses sneller uitvoeren én samen met de business direct door data klikken om processen te verkennen. Dat maakt de samenwerking makkelijker en versnelt procesverbeteringen.”

Concreet resultaat met duurzame impact

De projecten leverden direct inzichten op in doorlooptijden en procesvariaties. Die inzichten zijn vervolgens gebruikt om processen te verbeteren en dashboards te verrijken. Tegelijkertijd ontstond een olievlekwerking: collega’s werden enthousiast en gingen zelf mogelijkheden verkennen. “Wat me is bijgebleven, is dat na het eerste project het volgende project als vanzelf aan kwam waaien. Dat zegt alles over de waarde die werd ervaren”, vertelt Niels.

Dunea kiest ervoor om klein te starten, telkens met een pilot waarin hypotheses worden getoetst. Als de inzichten waardevol blijken, volgt een verdiepingsslag en integratie in de bestaande rapportageomgeving. Zo blijft de aanpak wendbaar en doelgericht.

Vooruitkijken

De samenwerking met EIFFEL heeft bijgedragen aan het verhogen van datavolwassenheid binnen Dunea. De werkwijze, van pilot naar duurzame toepassing, wordt nu voortgezet met eigen mensen. Voor andere (semi)publieke organisaties heeft Eline een helder advies:

“Begin met een kleine pilot. Als je vragen hebt over een proces, dan is process mining een goede manier om die te beantwoorden. Gaandeweg ontdek je waar de kansen liggen.”

Over EIFFEL

EIFFEL helpt organisaties om meer grip te krijgen op processen, prestaties en veranderopgaven. Met process mining combineren we technische expertise met een mensgerichte aanpak. Niet door het voor u te doen, maar samen met u. Zodat u het daarna zelf verder kunt brengen.