Van startup-uitdagingen naar financiële grip: de transformatie van een startup

Herkenbare valkuilen

Snelgroeiende startups lopen vaak tegen dezelfde valkuil aan: processen en systemen die niet meeschalen met het commerciële succes. Dat gold ook voor een jonge joint venture dat opereert in afbreekbare plastics op de veelvragende wereldmarkt. De vraag naar dit soort materialen nam razendsnel toe, maar de financiële administratie, het voorraadbeheer en de samenwerking tussen afdelingen bleven achter.

Bij de start van het traject bleek al snel dat finance onvoldoende was geïntegreerd in de organisatie. Terwijl sales, IT, productie en logistiek vooruitliepen, was de administratie versnipperd, handmatig en afhankelijk van Excel-sheets. Betrouwbare financiële data ontbraken, waardoor cashflow en voorraad niet goed werden gemonitord en rapportages opleveren stroef verliep. Grote hoeveelheden bioplastics bevonden zich in transit, zonder dat duidelijk was waar de waarde precies zat – met trage besluitvorming en frustratie bij stakeholders als gevolg.

De uitdaging

Finance manager Herbert van het Reve kreeg de opdracht om vanuit EIFFEL Finance orde te scheppen, processen in kaart te brengen en vervolgens ook te optimaliseren om een solide financiële basis neer te zetten. Dat betekende niet alleen een diepgaande analyse van de administratie, maar ook intensieve samenwerking met andere afdelingen om grip te krijgen op logistiek en voorraad.

De aanpak

Herbert opteerde een gefaseerde aanpak en bundelde zijn krachten met het interne finance-team. Door beter gebruik te maken van data in het ERP-systeem werd sneller inzicht verkregen in financiële gegevens en werden rapportages betrouwbaarder. Naast technische optimalisatie lag de nadruk op het inhoudelijk en procesmatig versterken van het finance-team en het verbeteren van de samenwerking met sales en logistiek. Een junior consultant van Team EIFFEL speelde een sleutelrol in de data-analyse, waarmee logistieke en financiële processen beter op elkaar werden afgestemd.

Waar eerder cijfers en inzichten vaak te laat of onvolledig waren, kon er nu tijdig worden bijgestuurd. Daarmee werd ook de cashflow verbeterd dankzij scherper inzicht in voorraadbeheer en goederen in transit. Grote investeringen dobberden niet langer ‘onzichtbaar’ op de oceaan.

Het resultaat

Mede door betere inzichten in resultaten, maar ook door de juiste prijsstellingen in de markt, optimalisaties in het productieproces, marketing en optimalisatie in geld- en goederenstromen, wist de joint venture binnen drie jaar de omslag te maken van rode naar zwarte cijfers.

"Toen we de eerste betrouwbare rapportages presenteerden, zagen we alleen maar blije gezichten. Dit geeft zoveel meer inzicht en controle", blikt Herbert terug.

De samenwerking tussen afdelingen verbeterde, waardoor het finance team niet langer achter de feiten aanliep, maar actief meedacht in strategische beslissingen. De implementatie van gestructureerde processen en het vergroten van financiële transparantie zorgden ervoor dat investeerders en aandeelhouders meer vertrouwen kregen in de toekomst van de joint venture.

Bottomline

Dankzij de inzet van Herbert van het Reve en EIFFEL Finance heeft deze organisatie haar finance-afdeling getransformeerd van een administratieve bottleneck naar een strategische pijler binnen de organisatie. Met betrouwbare cijfers, efficiënte processen en een nauwere samenwerking tussen disciplines is de organisatie klaar voor verdere groei.

Meer weten?

Benieuwd hoe Team EIFFEL uw organisatie kan helpen met een financiële transformatie? Neem contact op met Thiemo Zeeman via thiemo.zeeman@teameiffel.nl .