Toekomst van projectbeheersing: waarom opdrachtgevers nu anders moeten sturen

Volgens Maarten Lolcama, senior adviseur projectbeheersing bij EIFFEL Projects, is dat precies waar het begint te schuren. Hij werkt al 25 jaar aan waterveiligheidsprojecten en ziet de verschuiving scherp: “De toekomst van projectbeheersing draait niet meer om producten, maar om mensen. Je stuurt integraal pas echt als je begrijpt wat er tussen disciplines gebeurt.”

De echte knelpunten liggen niet in de instrumenten

Opdrachtgevers investeren in processen, formats en tooling. Dat helpt, maar slechts tot een bepaald punt. De vertraging ontstaat ergens anders: in gedrag.

• Teams vinden elkaar te laat.
• Disciplines werken langs elkaar heen.
• Besluitvorming stokt omdat niemand het totale beeld heeft.

Maarten ziet het vaak. “Je kunt een perfect risicodossier hebben, maar als een team niet voelt waarom het belangrijk is, gebeurt er niets.” Het probleem zit dus niet in het product, maar in gebrek aan samenwerking.

Waarom productgestuurd sturen zijn limiet bereikt heeft

Jarenlang draaide projectbeheersing om het opleveren van producten. Maar in de huidige praktijk bepaalt gedrag de voortgang.

• Een planning stuurt pas wanneer disciplines hem samen dragen.
• Een risico bestaat pas echt wanneer het team het herkent.
• Een dashboard heeft pas waarde wanneer mensen het gesprek erover voeren.

De trend die Maarten ziet is duidelijk: “We schuiven van een blauwe uitvraag – behoefte aan producten – naar het punt waarop soft skills bepalend worden.” Producten blijven nodig, maar samenwerking bepaalt of ze effect hebben.

Waar integraal werken in waterveiligheid schuurt

In waterveiligheidsprojecten komen techniek, omgeving, data en tijdsdruk samen. Daar wringt het vaak op één punt: rolvastheid. “Bij opdrachtgevers, vooral binnen waterschappen, blijft rolvastheid een uitdaging”, zegt Maarten. Als verantwoordelijkheden diffuus zijn, blijven risico’s langer liggen, wordt informatie minder gedeeld en ontstaan spanningen in besluitvorming. Projectbeheersing moet dan verbinden, doorvragen en betekenis geven aan informatie.

Voorbeeld: KIJK – dijkversterking Krimpenerwaard

In project KIJK zag Maarten dit scherp terug. De alliantie bracht twee IPM-teams samen, met verschillende belangen en ritmes. Daar werd integraal samenwerken belangrijker dan techniek alleen.

De opdrachtgever had behoefte aan mensen die:

• scherp notuleren en meedenken;
• spanning zichtbaar maken in overleggen;
• teams koppelen op planning, omgeving en techniek;
• over businesslijnen heen kunnen schakelen.

Die rol – een ‘projectondersteuner-plus’ met gevoel voor integraliteit – werd ingevuld door Keke van der Wal en maakte direct verschil. Zij bracht voortgang, helderheid én betere gesprekken.

De veranderende rol van projectbeheersing

Projectbeheersing ontwikkelt zich de afgelopen tien jaar in twee richtingen:

1. Van product naar gedrag

Soft skills worden leidend. Teams willen iemand die luistert, doorvraagt en vroegtijdig signalen oppikt. Iemand die het gesprek durft te openen wanneer risico’s onder tafel blijven.

2. Van project naar programma

Organisaties sturen steeds vaker op programmaniveau. Denk aan:

• HWBP met tientallen projecten tegelijkertijd
• Rijnland met 40 poldergemalen
• Alliander en TenneT met omvangrijke portefeuilles

Dat vraagt om:

• data-gedreven inzicht in capaciteit
• portfolio-overstijgende risico’s
• samenhang in planning, kosten en resources

Maarten ziet dat opdrachtgevers hiermee worstelen. “Ze willen het totale plaatje zien, maar hebben hulp nodig om de basis op orde te krijgen.”

3. Ontwikkelingen als data en datagedreven risicomanagement

Samen met EIFFEL-collega’s ontwikkelde Maarten datagedreven risicomanagement voor het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Daarbij worden historische projectdata gecombineerd met macro-economische ontwikkelingen, CBS-data en trends. Opdrachtgevers vragen er steeds vaker om: inzicht dat verder gaat dan ‘wat er vorig jaar gebeurde’.

Wat opdrachtgevers hiervan moeten meenemen

Projecten versnellen niet door extra documenten. Ze versnellen door richting en samenhang.

Een projectteam komt in beweging wanneer:

• het begrijpt waarom iets belangrijk is;
• professionals ruimte voelen om te handelen;
• spanning bespreekbaar is;
• informatie betekenis krijgt in plaats van vorm.

Dat vraagt om projectbeheersers die:

• verbinden in plaats van afleveren;
• patronen zien tussen disciplines;
• rolvastheid stimuleren;
• data benutten zonder de mens te verliezen;
• het gesprek durven openen bij risico’s of frictie.

In waterveiligheidsprojecten, waar de druk hoog is en belangen groot zijn, bepaalt juist dat mensgerichte stuk hoe soepel een project beweegt.

Vooruitblik: projectbeheersing wordt een integraal mensenvak

De toekomst vraagt om projectbeheersers die verder kijken dan hun discipline. Mensen die risico’s, planning, omgeving en techniek verbinden en het team meenemen in wat echt nodig is.

Zo groeit projectbeheersing uit tot een integraal vak dat informatie betekenis geeft, frictie vroeg signaleert en teams in beweging brengt.