Robotisering in de GGZ: hoe een robot zorglasten verlicht en inzichten oplevert

Toen Cheryl in bij een middelgrote GGZ-instelling begon, stond er al een robot klaar. En ook een applicatie die de robot moest aansturen. Maar de implementatie liep stroef. “Er waren veel losse eindjes”, zegt Cheryl. “De systemen werkten technisch, maar in de praktijk deden behandelaren en zorgadministratieve teams nog veel via de mail. Dat gaf fouten en frustratie.”

Cheryls opdracht begon als adoptie van de applicatie bij een van de zorgadministratieve teams, maar groeide snel. “We zagen dat de adoptie van de applicatie organisatiebreed moest worden aangepakt. Van administratief medewerker tot psychiater: iedereen krijgt ermee te maken.” Ze begeleidde zorgteams in het gebruik, gaf input voor verbeteringen en testte nieuwe functies. In totaal werkte ze ruim een jaar aan het project.

Waarom een robot?

De GGZ-instelling stond onder financiële druk. Verzekeraars en interne analyses maakten duidelijk dat zo doorgaan geen optie was. Er moest snel iets veranderen. Met financiering vanuit het Integraal Zorgakkoord (IZA) werd een robot gebouwd die repeterende, administratieve handelingen overneemt. Denk aan wijzigingen van regiebehandelaren of het openen van een dossier. De aansturing daarvan verliep via een speciaal gebouwde applicatie, die het hele zorgproces inzichtelijk maakte: van aanmelding tot en met het afsluiten van het dossier.

“Alles liep eerst via de mail, ongestructureerd”, zegt Cheryl. “Met de applicatie zie je precies wie wat aanvraagt, wanneer iets is verwerkt en waar het stokt. Dat levert enorm veel inzicht op.”

De resultaten

Halverwege het project draaide de robot al zo’n 1.200 taken per week – waarvan 1.000 succesvol. Dat gaf ruimte bij de zorgadministratie, die daardoor behandelaren beter kon ondersteunen. Maar de implementatie vergde ook veel van de organisatie. “De grootste winst zat bij de administratieve teams, maar voor behandelaren betekende het een compleet nieuwe manier van werken. Daar was niet iedereen meteen enthousiast over.”

Toch groeide de waardering “Naarmate het systeem beter werkte en mensen het leerden gebruiken, hoorden we steeds vaker: dit is sneller, duidelijker en makkelijker.”

Leren door te doen en te delen

Het project trok ook de aandacht van andere GGZ-instellingen. “Er zijn er een paar komen kijken. Wat opvalt: iedereen is hiermee bezig, maar allemaal op hun eigen eilandje. Dat is zonde, je kunt zoveel leren van elkaar. Wij hebben veel tijd, geld en energie gestoken in dit traject en geleerd van onze fouten. Het zou mooi zijn als anderen daarvan kunnen profiteren.”

Dat samenwerken lastig is, snapt Cheryl ook. “In de ziekenhuiswereld, waar ik nu een opdracht heb, is dat veel makkelijker. Verschillende ziekenhuizen gebruiken dezelfde systemen, zoals HiX of ValueCare. In de GGZ wereld worden veel verschillende elektronische cliënten dossiers (ECD) gebruikt. En die systemen zijn lang niet altijd toereikend. Daarom is deze robot-oplossing in combinatie met de applicatie een soort schil die om het ECD heen is gebouwd.”

Robotisering als noodzaak

Volgens Cheryl is het helder: “Met het personeelstekort in de zorg moeten we automatiseren. Deze robot lost niet alles op, maar neemt wel simpele, repeterende taken over. Dat is precies wat het IZA beoogt: zorgprofessionals ontlasten, zodat zij tijd overhouden voor de cliënt of patiënt.”

Steeds meer zorgorganisaties staan voor dezelfde keuze: blijven dweilen of slimmer organiseren. “Dit project laat zien wat mogelijk is. Het kost wat, maar het levert ook heel veel op.”